Z praxe: První pár týdnů projektu se obvykle skládá z malého týmu lidí, kteří pracují na dokumentu – Definice projektu. Během fáze „Definice“, „Zahájení“ a „Plánování“ by měly být zodpovězeny otázky 1 až 10.

Projekty jsou rozděleny do šesti fází:

  • Definice
  • Zahájení.
  • Plánování.
  • Provedení.
  • Monitorování a kontrola.
  • Uzavření.

Každá fáze projektu je charakterizována odlišným souborem činností, které přebírají projekt od první myšlenky až po její ukončení. Každá fáze má stejnou důležitost a přispívá k celkovému úspěchu projektu.

  1. Definice
    Před zahájením projektu musí vedoucí projektu zajistit, aby byly definovány cíle, rozsah projektu, rizika, problémy, rozpočet, časový rozvrh a přístup k projektu. To musí být sděleno všem zúčastněným stranám, aby dosáhly jejich dohody. Jakékoli rozdíly v názorech musí být vyřešeny před zahájením práce.
  2. Zahájení
    Toto je možná nejdůležitější fáze jakéhokoli projektu, protože stanoví podmínky, v nichž bude projekt spuštěn. Pokud to nebude provedeno dobře, bude mít projekt vysokou pravděpodobnost selhání. Zahajovací fáze je místo, kde je oznámen obchodní případ, je rozhodnut rozsah projektu a stanovena očekávání zúčastněných stran. Čas strávený na plánování, zdokonalování obchodního případu a sdělování očekávaných přínosů pomůže zvýšit pravděpodobnost úspěchu. Je lákavé začít pracovat rychle, ale špatná iniciační fáze často vede k problémům a dokonce k selhání celého projektu.
  3. Plánování
    Klíčem k úspěšnému projektu je plánování. Vytvoření plánu projektu je první úkol, který byste měli udělat při provádění jakéhokoli projektu. Plánování projektů se často ignoruje ve prospěch pokračování v práci. Mnoho lidí si však neuvědomuje hodnotu projektového plánu, protože šetří čas, peníze a vyhýbá se mnoha dalším problémům.
  4. Realizace
    Zde se provádí práce na dodání produktu, služby nebo požadovaného výsledku. Většina prací souvisejících s projektem je realizována v této fázi a vyžaduje úplnou pozornost projektového manažera.
  5. Monitorování a kontrola
    Jakmile je projekt spuštěn, je důležité, aby vedoucí projektu udržoval kontrolu relaizace projektu. Toho je dosaženo pravidelným vykazováním problémů, rizik, pokroku a neustálým prověřováním obchodního případu, aby se zajistilo, že očekávané přínosy budou dodány a jsou stále v souladu s plánem.
  6. Uzavření
    Často je opomíjeno, že je důležité zajistit, aby byl projekt řádně uzavřen. Mnoho projektů nemá jasný koncový bod, protože neexistuje formální ukončení. Je důležité získat souhlas všech zůčastnených stran (především zákazníka) s tím, že projekt skončil a už se v rámci prjektu nebudou provádět žádné další práce. Jakmile bude projekt uzavřen, měl by projektový manažer zkontrolovat a zaznamenat dobré a špatné postupy, aby se v budoucnu mohl vyhnout selháním které jsou již známé. Projekt, který není uzavřen, bude i nadále spotřebovávat zdroje jak finanční tak lidské.